פתח תפריט נגישות

"מה, כבר מתחילה הישיבה הבאה? אני חייבת קפה חזק, כי אחרת אני נרדמת". נשמע מוכר? מנהלים מבלים חלק ניכר מיומם הטיפוסי בישיבות, וישיבות נוספות. ככל שהתפקיד רם יותר, כך הזמן המוקדש לישיבות רב יותר. לאחרונה אמר לי מנהל, ולא בבדיחות הדעת, שמרוב ישיבות אין לו זמן לעבוד.


ישיבות יכולות להיות אמצעי בעל פוטנציאל אדיר לשיתוף פעולה אבל אם לא מקיימים אותן כראוי, הן יכולות לגרום להיפך המוחלט

רודולף ג'וליאני מציג את ישיבות הצוות היומיות שלו כאחד הכלים שסייעו לו להגיע להישגיו בהיותו ראש העיר של ניו יורק. הוא היה נוהג לערוך בכל בוקר, בשעה 08:00 בדיוק, ישיבה עם הצוות הבכיר שלו. כל אחד מ-15 חברי הצוות היה מעדכן על הנעשה ביחידה שלו, שומע על הנעשה באחרות ותורם את תובנותיו. הצורך להיפגש בכל יום דרבן את המנהלים לעבוד יחד, להתקדם במשימות ולעמוד ביעדים. ג'וליאני ניצל הזדמנות זו להתבונן על התמונה הכוללת מבלי לוותר על פרטי העשייה.

ישיבות יכולות להיות אמצעי בעל פוטנציאל אדיר ליצירת אווירה של שיתוף פעולה. הן יכולות לרתום לעשייה, ליצור מחויבות, למנוע שחיקה ולכוון לתוצאות הרצויות. הן כלי מצוין להתפתחות אישית וצוותית. אבל אם לא מקיימים אותן כראוי, הן יכולות לגרום להיפך המוחלט.

אז עם יד על הלב, איך נראות הישיבות שאתה מנהל? האם הן מדרבנות לפעולה, מעשירות במידע, מעניינות ומעוררות השראה? האם המשתתפים בהן מרגישים שתרמו והיו שותפים לעשייה? האם מה שקבעתם והחלטתם התבצע בפועל?

ניהול אפקטיבי של ישיבה הוא מיומנות שניתן לשפר ולחדד אם מקפידים על כמה עקרונות פשוטים:

•    לפני הכל שאל את עצמך, האם יש צורך בישיבה? אי אפשר היה להעביר את המידע הזה במייל?

•    הגדר לעצמך מהן המטרות של הישיבה ואילו תפוקות תרצה בסופה.

•    האם הוזמנו המשתתפים המתאימים?

•    האם את המשתתפים לקראת הישיבה. ודא שיודעים את מטרותיה, מי בדיוק עתיד להשתתף בה, כמה זמן היא תימשך, והאם הם צריכים להכין משהו לקראתה. באופן זה המשתתפים ירגישו יותר מוערכים, ויעריכו אותך יותר.

•    התחל בזמן. אם לא תתחיל בזמן, המשתתפים לא יגיעו במועד לישיבה הבאה. גם זה לכאורה ברור ומובן, אז למה רוב הישיבות שבהן אני נוכחת מתחילות באיחור?

•    צור עניין. גוון בהעברת המסרים. דיונים ומחלוקות המנוהלים באופן פורה מוסיפים פלפל ויוצרים עניין ומוערבות.

•    מדיבורים למעשים. לקראת תום הישיבה ודא שתוצרי הישיבה מתורגמים למעשים. יש להגדיר מי אחראי על מה, כיצד יתבצע ומה תאריך היעד לביצוע. חשוב לדאוג לתיעוד ולהפצה שיקלו על המעקב.

•    סיים בזמן שהגדרת, כי אנשים קבעו תכניות וישיבות נוספות. אז הנה – סיימנו.

מתוך – ידיעות אחרונות

המאמר נכתב על ידי ד"ר יעל אלרז שפירא

יועצת לארגונים מקומיים ובינלאומיים מובילים בבניה ובהנחיה של תכניות פיתוח מנהלים. יועצת אישית למנהלים (Executive coaching) בדרגות שונות ובהטמעת תהליכים הקשורים לפיתוח ארגוני


מאמרים מאת ד"ר יעל אלרז שפירא

  • דחוף, עכשיו!

    מדוע מתנגדים רב בני האדם למעבר ממצב ודאי (גם אם לא מושלם), למצב עמום (גם אם בעל פוטנציאל)?

    ד
    ד"ר יעל אלרז שפירא
  • שחמט למנהלים בריבוע

    עובדים ומנהלים כאחד, מאמינים ברובם שאם להשקיע אנרגיה, עדיף להשקיע בתיקון חולשות ולא בטיפוח עוצמות.

    ד
    ד"ר יעל אלרז שפירא
  • מנהיגות, ניהול ומיינדסט

    מהו ההבדל בין ניהול למנהיגות ומה המיינדסט שאנחנו צריכים להיכנס אליו כדי לפעול בהצלחה בשני העולמות האלה

    ד
    ד"ר יעל אלרז שפירא

ד"ר יעל אלרז שפירא מרצה בתכניות

  • טרנספורמציה וחדשנות ניהולית בעידן הדיגטלי

    טרנספורמציה וחדשנות ניהולית הם אתגרים אסטרטגים מהמדרגה הראשונה בעידן הדיגטלי והם קוראים למנהלים בארגון לבחון, לתכנן ולעצב מחדש את מכלול...

    ימי א׳ 16:00-20:15
    10 מפגשים
  • מנהיגות

    "Management is about coping with complexity – Leadership is about coping with change" John Kotter בעולם העסקי של היום השאיפה...

    ימי ג׳ 16:00-20:15
    10 מפגשים
  • פסיכולוגיה חיובית

    פסיכולוגיה חיובית הינה גישת מחקר יישומית להבנת מקורות החוסן והאושר האנושי. כיום, לאור משבר הקורונה, אנו עדים למידת חשיבותם ונחיצותם...

    ימי ב׳ 16:00-20:15
    9 מפגשים
  • חדש

    ייעוץ עסקי

    עולם העבודה עובר טלטלה ובמציאות החדשה שנוצרה היכולות האישיות של כל אחד מאיתנו להתמודד עם מציאות המאופיינת באי-וודאות, מורכבות ושינוי...

    ימי ב׳ 16:00-20:15
    7 מפגשים