מי צריך ישיבות?

מחבר: 

מי צריך ישיבות?

"מה, כבר מתחילה הישיבה הבאה? אני חייבת קפה חזק, כי אחרת אני נרדמת". נשמע מוכר? מנהלים מבלים חלק ניכר מיומם הטיפוסי בישיבות, וישיבות נוספות. ככל שהתפקיד רם יותר, כך הזמן המוקדש לישיבות רב יותר. לאחרונה אמר לי מנהל, ולא בבדיחות הדעת, שמרוב ישיבות אין לו זמן לעבוד.

רודולף ג'וליאני מציג את ישיבות הצוות היומיות שלו כאחד הכלים שסייעו לו להגיע להישגיו בהיותו ראש העיר של ניו יורק. הוא היה נוהג לערוך בכל בוקר, בשעה 08:00 בדיוק, ישיבה עם הצוות הבכיר שלו. כל אחד מ-15 חברי הצוות היה מעדכן על הנעשה ביחידה שלו, שומע על הנעשה באחרות ותורם את תובנותיו. הצורך להיפגש בכל יום דרבן את המנהלים לעבוד יחד, להתקדם במשימות ולעמוד ביעדים. ג'וליאני ניצל הזדמנות זו להתבונן על התמונה הכוללת מבלי לוותר על פרטי העשייה.

ישיבות יכולות להיות אמצעי בעל פוטנציאל אדיר ליצירת אווירה של שיתוף פעולה. הן יכולות לרתום לעשייה, ליצור מחויבות, למנוע שחיקה ולכוון לתוצאות הרצויות. הן כלי מצוין להתפתחות אישית וצוותית. אבל אם לא מקיימים אותן כראוי, הן יכולות לגרום להיפך המוחלט.

אז עם יד על הלב, איך נראות הישיבות שאתה מנהל? האם הן מדרבנות לפעולה, מעשירות במידע, מעניינות ומעוררות השראה? האם המשתתפים בהן מרגישים שתרמו והיו שותפים לעשייה? האם מה שקבעתם והחלטתם התבצע בפועל?

ניהול אפקטיבי של ישיבה הוא מיומנות שניתן לשפר ולחדד אם מקפידים על כמה עקרונות פשוטים:

•    לפני הכל שאל את עצמך, האם יש צורך בישיבה? אי אפשר היה להעביר את המידע הזה במייל?

•    הגדר לעצמך מהן המטרות של הישיבה ואילו תפוקות תרצה בסופה.

•    האם הוזמנו המשתתפים המתאימים?

•    האם את המשתתפים לקראת הישיבה. ודא שיודעים את מטרותיה, מי בדיוק עתיד להשתתף בה, כמה זמן היא תימשך, והאם הם צריכים להכין משהו לקראתה. באופן זה המשתתפים ירגישו יותר מוערכים, ויעריכו אותך יותר.

•    התחל בזמן. אם לא תתחיל בזמן, המשתתפים לא יגיעו במועד לישיבה הבאה. גם זה לכאורה ברור ומובן, אז למה רוב הישיבות שבהן אני נוכחת מתחילות באיחור?

•    צור עניין. גוון בהעברת המסרים. דיונים ומחלוקות המנוהלים באופן פורה מוסיפים פלפל ויוצרים עניין ומוערבות.

•    מדיבורים למעשים. לקראת תום הישיבה ודא שתוצרי הישיבה מתורגמים למעשים. יש להגדיר מי אחראי על מה, כיצד יתבצע ומה תאריך היעד לביצוע. חשוב לדאוג לתיעוד ולהפצה שיקלו על המעקב.

•    סיים בזמן שהגדרת, כי אנשים קבעו תכניות וישיבות נוספות. אז הנה – סיימנו.

 

מתוך – ידיעות אחרונות

 

ד"ר יעל אלרז שפירא

מרצה בתכנית מנהיגות: כלים יישומיים למובילות עסקית בלהב 
פסיכולוגית ויועצת ארגונית, בעלת ניסיון עשיר בייעוץ לארגונים מקומיים ובינלאומיים מובילים בעיקר בבנייה ובהנחייה של תכניות לפיתוח מנהלים ובייעוץ אישי למנהלים בדרגות שונות

יום פתוח בלהב - בואו לבחור את הקורס המתאים לכם! 7.11.2017
להב חוגגת 50
מסלול ניהול עסקי בכיר