משבר הקורונה ועולם העבודה

במשבר הנוכחי שבו נגיף הקורונה משבש סדרי עולם ומשפיע באופן ישיר ומובהק על עולם העבודה נשאל כיצד אפשר לצאת ממנו מחוזקים, ויותר מכך – מהי ההזדמנות עבור ארגונים ביום שאחריי ?
האם הקלישאות הידועות כמו "משבר הוא הזדמנות" או להפוך "לימון ללימונדה" נכונות ? ואם כן איך נחשוב אחרת וניישם לעתיד ?

עבודה מרחוק – למה פחדנו מזה עד היום ?
הצורך בהערכות לעבודה מרחוק ילמד אירגונים כי ניתן להיות יעילים, ממוקדים ולהשיג תוצאות עסקיות מבלי להגיע למשרד הפיזי לשעות עבודה רגילות. מה שארגונים גלובליים הפרוסים ברחבי העולם ומובילים טכנולוגיות ועסקאות ענק למדו כבר מזמן, אנו חווים כיום ביתר שאת לאור הצורך בעבודה מרחוק (מהבית).
אנחנו מהללים את העידן הדיגיטלי ובו הטכנולוגיות המתקדמות, יכולותיה והיותה מאפשרת עבודה מכל מקום ומכל זמן, וברגע האמת נבהלים מ HOME OFFICE ?
מחקרים רבים בחנו את הקשר בין העבודה מרחוק לתפוקה, התוצאות מעידות על עלייה בתפוקה של עשרות אחוזים. ובאופן גורף העובדים עצמם מעידים על עלייה ביכולת שלהם לבצע הנדרש באופן מלא ומהיר. במחקר של פרופסור ניקולס בלום מאוניברסיטת סטנפורד, בקרב 16,000 עובדים בסין, נמצא כי התפוקה עלתה ב 13.5% בקרב עובדים שעבדו מהבית. ובמחקר שנעשה בארה"ב (Best buy) אשר הטמיעה תכנית עבודה של גישה מרחוק דווח על עליה של 35% בתפוקת העובדים. כמו כן, בכל המחקרים עולה כי העובדים מהבית עבדו בממוצע 1.4 ימים יותר בכל חודש מעובד מהמשרד.
משמעת עצמית – איפה אנחנו ?
שיטות העבודה מרחוק מצריכות משמעת עצמית ברמה מאד גבוה שהיא בין היתר תכונה אישית ותרבותית. אומנם מבנה עבודה אינו מתאים לכולם (ולכל תפקיד), אך זהו מצב שבהחלט אפשר להסתגל וללמוד אותו.
בכדי להצליח לעבוד מהבית בצורה יעילה חשוב שתהיה בעל מוטיבציה גבוהה מאד לעבודה, משמעת עצמית גבוהה, לדעת לעבוד ללא אינטראקציה תמידית עם אנשים ולהמנע מפיתויי סביבת הבית.
מחקרים מעידים על רמת אושר גבוהה יותר בקרב אנשים בעלי משמעת עצמית גבוהה כי הם מסגלים לעצמם פעולות עקביות למען מטרה מוגדרת. השגת המטרה מייצרת עבורם אושר. מחקר שנעשה על ידי Aruba בקרב 7,000 עובדים ב 15 מדינות בעולם מצא באופן מובהק כי קיים קשר בין סביבת עבודה דיגיטלית לבין עלייה בביצועים. וב 51% יותר עלייה בשביעות הרצון מהארגון.

משמעות העבודה מרחוק מצריכה יישום מתודולוגיות קריטיות בכדי שיצליח:
• קיומן של טכנולוגיות מתאימות עם מנגנוני האבטחה הנדרשים – טכנולוגיות פשוטות ונגישות שיאפשרו שיחות מרחוק מלוות במצלמה בהן ניתן להציג חומרים ב LIVE. חשוב שיהיו מחוברות ל one stop shop נקודה ארגונית אחת.
• ניהול לוח זמני פגישות מדוייק – במסגרת עבודה מהבית ישנן הסחות דעת ולכן חשוב לנהל לכל מפגש לוח זמנים מובנה, נושא מוגדר, יעדים להצלחת השיחה - מה אנחנו רוצים להשיג? וכמובן חומר (מצגות/מסמכים) תומכים.
בתום כל שיחה יש להגדיר משימות ליישום וכן לוודא מועד השיחה הבאה. יש להכין את כל הדברים הללו מבעוד מועד בכדי לייצר אפקטיביות מירבית.
• הקשבה לשיח מרחוק – זה נראה לנו פשוט, אבל העבודה מרחוק וקיום מפגשים וירטואלים מצריכים יכולת הקשבה ברמה מאד גבוה גם "מאחוריי המילים". ובעיקר בדינמיקה גלובלית שבה שפת השיח אינה שפת האם שלנו. בשונה משיח בחדר ישיבות המתנהל לעיתים באופן שאינו מסודר ומובנה, דווקא שיחות מעין אלה מצטיינות בסדר והקשבה בדרך כלל.
• תרבות ארגונית – יצירת תרבות ארגונית שבבסיסה מקבלת את היתרונות של תצורת עבודה זו ומעודדת אותה ככלי עבודה ושגרת עבודה מקובלת.
• לוח זמנים יומי – בין השיחות יש לייצר זמן מוגדר לעבודה שוטפת, טיפול במשימות שוטפות וזאת באמצעות טכנולוגיות פשוטות ומהירות יותר כמו ה Messenger הארגוני ואף ווצאפים פרטניים. את שיחות המסדרון הקצרות שבהם אנו לעיתים מצליחים לנצל לטיפול במשימות שוטפות יחליפו אותן טכנולוגיות גם כן.

איזון בית עבודה במובנו החדש
מזה שנים מתקיים שיח ארגוני עשיר סביב תפיסת האיזון בין חיי העבודה לחיים שמחוץ לה (Work Life Balance). התרבות הארגונית הישראלית בשונה מתרבויות אחרות מקדשת שעות עבודה רבות כבסיס לבחינת תפוקות במקום לבחון עמידה ביעדים מוגדרים כמדדי הצלחה. אומנם במשבר הנוכחי, נוכחות ילדי העובדים בבית בשל מורכבות המצב מקשה לנהל איזון זה, אך הלמידה הארגונית תהיה כי ניתן להצליח גם כאשר העובדים עובדים מהבית ויותר מכך שביעות הרצון של העובדים מניהול המעברים בין העבודה לבית תעלה. תקופה מורכבת זו הינה שיעור מעניין עבור ארגונים.
מחקרים מראים כי אחוז גבוה מאד מקרב העובדים מהבית חווים איזון טוב יותר בין העבודה לחיים שמחוץ לה בשל יישום תפיסה זו. 43% מהעובדים מהבית באמצעות שימוש בטכנולוגיות דיגטליות מעידים על איזון נכון וטוב יותר בין העולמות. עם זאת חשוב לציין כי ישנם מחקרים בהם נראה כי 29% מהעובדים מהבית מתקשים לייצר את איזון זה.

הזדמנות עבור העובדים – נורת אזהרה למעסיקים
המשבר הנוכחי פוגע בכל סוגי הארגונים והתפקידים גם בשל אי הודאות העסקית הגדולה שהוא מייצר, ההסתגרות הנדרשת שהיא חוצת גבולות, ירידת היקף ייצור/צריכה, ספקות המשקיעים ועוד. ארגונים בעלי חוסן כלכלי ויציבות יישרדו (השאלה היא לוח הזמנים כמובן) בעוד עסקים קטנים ובינוניים נפגעים קשות ובמיידי. אז היכן ההזדמנות עבור העובדים, לצערנו עבור המפוטרים שבהם ועבור מחפשי העבודה ?
נשמע קצת אופטימי מדיי אך בהחלט זהו זמן שמייצר הזדמנות. זמן להשקיע בטיפוח ערוצי התקשורת המותאמים לצורך של כל אחד ואחת. טיפול בפרופיל הלינקדאין, פייסבוק, מאמרים מקצועיים וכדומה. הצצה שוב על קורות החיים והאם הם משדרים את שאנו שואפים לו ?. זה גם הזמן לעבור על הרשת החברתית האישית ולייצר הזדמנויות וחשיבה הדדית ולהחליף את מפגש בית הקפה בשיחה טלפונית. וכן, לכתוב תוכן מקצועי שיימתג אותנו נכון ולדאוג לפרסמו במקומות הנכונים. וזה גם זמן אולי קצת לעצור ולחשוב.
ניתן לצפות כי "העצירה" המסויימת הזמנית הזו (כך נקווה), תגרום מיד עם תומה לתזוזות בקרב עובדי הארגון. אנו מכירים היטב את השפעת החופשה או ההפסקה מסיבות שונות במבנה עבודה רגיל (חופשה מרוכזת, חופשת חג מרוכזת, חל"ת, מילואים, חופשת לידה וכדומה) על קבלת החלטות לבניית מסלול קריירה.
מכאן, על ארגונים לטפח שימור עובדים בעיקר בתקופות אלו ולוודא כי היום של אחרי לא יפתיע את הארגון לרעה אלא להפך העובדים החשובים לנו כל כך יחזרו כשכוחם במותינהם והמוטיבציה שלהם גבוה ובעיקר מלאי רעיונות יצירתיים וחשיבה חדשה, לסביבת העבודה שתחבק אותם. במחקר מעניין שביצע מכון Randstad בארה"ב עולה כי 80% מהעובדים שחוו עבודה מרחוק עלייה ברמת שביעות הרצון מהארגון, פרודוקטיביות ויצירתיות – חשיבה אחרת וחדשה. כלומר, העובדים יחזרו עם חשיבה אחרת שיכולה לתרום להצלחת הארגון.

לסיכום – כמובן החיבור הארגוני הוא החשוב ביותר!
החשיבות של האינטראקציה הבינאישית בסביבת העבודה, עבודת הצוות, המסגרת הפיזית וטיפוח ה well being בארגונים, קריטיים להצלחה ארגונית בכל מדד עבודה שנחקר אי פעם וללא ספק העבודה מרחוק אינה חלופה מלאה ועיקרית, אך בעיתות שכאלה ניתן לייצר מהלימון לימונדה ולשאול עצמנו שאלות ארגוניות רבות.
במרבית הארגונים והתפקידים יום עבודה הוא יום עמוס מאד ושזור בהסחות דעת, בעשייה וריצה מסביב לשעון, אינטראקציות רבות קצרות וארוכות ולעיתים מינימום תקשורת עם עולם "החיים האישיים " שלנו. דווקא תקופה מעיין זו מאפשרת זאת ובכך פותחת הזדמנויות רבות.

ד"ר אפרת ליאני, מרצה בלהב , מומחית ומרצה בתחומי אסטרטגית ניהול מערכות גלובליות בארגונים, סמנכ"לית משאבי אנוש מיקרוסופט ישראל לשעבר